1. Stellenausschreibung und Bewerbung:

Eine Stellenanzeige wird von Unternehmen veröffentlicht und es werden Bewerbungen erhalten. Die Bewerber prüfen das Angebot und entscheiden, ob sie sich bewerben möchten.

2. Auswahlverfahren und Interviews:

Nach Prüfung der Bewerbungen folgen in der Regel mehrere Interviewrunden, in denen sowohl die fachlichen Qualifikationen als auch die kulturelle Passung geprüft werden.

3. Vertragsangebot und Annahme:

Nach erfolgreicher Auswahl wird dem Bewerber ein Vertragsangebot mit allen relevanten Informationen zur Verfügung gestellt. Die Annahme durch den Kandidaten führt zur Entstehung einer vertraglichen Bindung.

4. Preboarding – Beginn des Onboardings vor dem ersten Arbeitstag:

Das Onboarding startet mit dem sogenannten Preboarding direkt nach Unterzeichnung des Vertrags. In dieser Phase erhalten neue Mitarbeitende erste wichtige Informationen zum Unternehmen, zum Arbeitsbeginn, zur Einarbeitung und zu organisatorischen Abläufen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Willkommensschreiben oder E-Mails
• Zusendung von Mitarbeiterhandbüchern oder Firmenbroschüren
• Vorbereitung von IT-Zugängen und Arbeitsmitteln
• Einladung zu ersten virtuellen oder persönlichen Kennenlernterminen
• Informationen zur ersten Arbeitswoche und zum Ablauf

Ziel des Preboardings ist es, Unsicherheiten abzubauen, Vorfreude zu erzeugen und den Start im Unternehmen zu erleichtern.

5. Erster Arbeitstag und Einarbeitung:

Die eigentliche Orientierung und Einarbeitung beginnt am ersten Arbeitstag, entweder vor Ort oder digital. Die neuen Mitarbeitenden werden dem Team vorgestellt und erhalten wichtige Einweisungen zu Abläufen und Sicherheit. Anschließend starten sie mit den ersten fachlichen Aufgaben. Diese Phase ist Teil des operativen Onboardings, das sich über mehrere Wochen bis Monate erstrecken kann.

1. Preboarding (zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn):

Das Preboarding ist die erste Phase des Onboardings und startet direkt nach Unterzeichnung des Vertrags. In dieser Phase wird versucht, den neuen Mitarbeitenden den Einstieg so angenehm wie möglich zu gestalten und bereits vor dem ersten Arbeitstag eine positive Bindung zum Unternehmen aufzubauen.

Wichtige Maßnahmen im Preboarding sind:

• Willkommenskommunikation: Persönliche Begrüßungsmails oder -briefe, die dem neuen Teammitglied das Gefühl vermitteln, willkommen zu sein. Auch kurze Vorstellungsvideos oder Einladungen zu virtuellen Meet-and-Greets können dazugehören.
• Vorbereitung der Arbeitsmittel: Organisation und Versand von Arbeitsmaterialien wie Laptop, Firmenhandy, Zugangskarten oder Software-Lizenzen. Die Einrichtung von IT-Zugängen und E-Mail-Konten ist ebenso wichtig.
• Informationen zum Ablauf: Es werden wichtige Informationen weitergegeben, die für den ersten Arbeitstag relevant sind. Dazu gehören Ansprechpartner, die Regeln für die Kleidung sowie die Parkmöglichkeiten.
• Erste Kontakte: Es werden informelle Online-Chats oder Treffen mit zukünftigen Kolleginnen und Kollegen organisiert, um die soziale Bindung frühzeitig zu fördern.

Ein strukturiertes Preboarding hilft neuen Mitarbeitenden, sich gut vorbereitet und mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen. Dadurch wird die Nervosität vor dem ersten Tag gemindert.

2. Orientierung (erster Arbeitstag bis 1. Woche):

Die Orientierungsphase erstreckt sich über den ersten Arbeitstag und die darauffolgende Woche. In dieser Zeit stehen vor allem die Einführung in die Organisation und das Kennenlernen des Teams im Mittelpunkt.

Wichtige Schritte in dieser Phase sind:

• Einführung ins Team: Es folgt eine persönliche Vorstellung beim direkten Team und in den angrenzenden Abteilungen.
• Organisatorisches: Klärung aller administrativen Fragen, wie Sicherheitsbelehrungen, Datenschutzschulungen, Einführung in die IT-Systeme, Erklärung der Arbeitszeiten und Urlaubsregelungen.
• Unternehmenskultur: Vermittlung von Werten, Leitlinien und Verhaltensregeln, die das tägliche Miteinander prägen.

In dieser Phase gewinnen neue Mitarbeitende einen ersten umfassenden Überblick und fühlen sich als Teil des Teams wahrgenommen.

3. Einarbeitung (erste Wochen bis Monate):

In der Einarbeitungsphase beginnt die fachliche Integration. Neue Mitarbeitende lernen ihre konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen und werden schrittweise eingearbeitet.

Typische Inhalte sind:

• Fachliche Schulungen: Die Teilnahme an internen Trainings, Workshops oder externen Seminaren dient dem Erwerb des notwendigen Wissens und der erforderlichen Kompetenzen.
• Einarbeitung in Aufgaben: Die Begleitung erfolgt durch erfahrene Kolleginnen oder Vorgesetzte. Das Gelernte wird in der Praxis angewendet und es werden erste eigenständige Tätigkeiten übernommen.
• Rückfragen und Unterstützung: Regelmäßige Feedbackgespräche, um den Fortschritt zu besprechen und Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren.

Diese Phase dauert je nach Komplexität der Aufgaben und Position mehrere Wochen bis Monate und ist entscheidend für die nachhaltige Produktivität.

4. Integration (bis zu einem Jahr):

Die Integrationsphase umfasst die langfristige Begleitung neuer Mitarbeitender und geht über die fachliche Einarbeitung hinaus. Das Ziel besteht darin, die soziale Eingliederung zu festigen und die Bindung an das Unternehmen zu stärken.

Wichtige Aspekte sind:

• Soziale Eingliederung: Der Zusammenhalt wird durch Teamevents, regelmäßige Meetings und informelle Austauschmöglichkeiten gefördert.
• Feedbackgespräche: Es finden strukturierte Gespräche zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften statt, in denen die Entwicklung reflektiert, Zielvereinbarungen getroffen und Fragen oder Probleme geklärt werden.
• Weiterentwicklung: Planung von Karrierepfaden, Weiterbildungsangeboten und Übernahme von Verantwortung.

Eine gelungene Integration sorgt dafür, dass Mitarbeitende sich mit dem Unternehmen identifizieren, engagiert bleiben und so langfristig zum Unternehmenserfolg beitragen.